Voisiko sinun ongelmasi ratkaista tietojärjestelmällä? Lue 4 käytännön esimerkkiä

Tarralappuja, hankalia Excel-taulukoita ja kynä/paperi -merkintöjä – pyöritetäänkö sinun yrityksessäsi liikaa asioita näiden avulla?

Monissa yrityksissä käytetään aivan liikaa aikaa asioihin, jotka voitaisiin tietojärjestelmien avulla hoitaa huomattavasti nopeammin ja ilman inhimillisiä virheitä. Excel-taulukot ja tarralaput toimivat kyllä jotenkuten niin kauan, kunhan yrityksessä työskentelee alle viisi henkeä – mutta entä sitten kun pitäisi vaikkapa hoitaa seitsemän työntekijän tuntikirjanpito ja palkanlaskenta?

Vaikka tiedotusvälineet pursuavatkin uutisia kalliista tietojärjestelmähankkeista – tyyppiesimerkkinä kotimainen potilastietojärjestelmä – niin valtaosa tietojärjestelmistä on tehdään kohtuullisen pienille yrityksille, kohtuullisen pienillä kustannuksilla. Tämä artikkeli käsitteleekin neljää käytännön esimerkkiä, joissa konkreettisia ongelmia voidaan ratkaista suhteellisen edullisilla tietojärjestelmillä.

Me Controlassa olemmekin hyvien tietojärjestelmien puolella – ei siis tehdä tietojärjestelmiä tietojärjestelmien vuoksi, vaan ratkaisemaan oikeita ongelmia ja helpottamaan elämää.

Helpota työtäsi ja säästä aikaa

Hälytyskellojen pitäisi soida yrittäjän päässä viimeistään siinä vaiheessa, kun manuaalista, hallinnollista työtä tehdään useita kertoja päivässä. Lähes poikkeuksetta tällainen työ olisi helposti automatisoitavissa.

Tyypillinen esimerkki on työntekijöiden työajan seuranta ja työajan kirjaaminen. Jos tuntikirjanpito pyörii paperilapuilla, niiden kerääminen ja kirjaaminen vie aikaa ja on altis virheille. Entäpä sitten palkanlaskenta-aineiston muodostaminen ja toimittaminen kirjanpitäjälle? Optimitilanteessahan se onnistuisi painamalla järjestelmästä yhtä painiketta.

Yrittäjän tulee aina miettiä työn arvoa ja ajan säästämistä – mihin työtunnit kuluvat ja kuinka paljon aikaa käytetään oikeasti laskutettavan työn tekemiseen?

Kasvata yritystäsi ja viesti tehokkaammin

Kun yrityksen prosessit ovat kunnossa, on kasvaminen huomattavasti helpompaa. Tämä koskee myös tietojärjestelmiä. Voidaan sanoa, että usein ongelmat syntyvät siinä vaiheessa, kun yritys hankkii Y-tunnuksen. Monesti ajatellaan, että ”hoidetaan ne järjestelmät kuntoon sitten myöhemmin” ja asialle uhrataan seuraavan kerran ajatus vasta sitten, kun laskutus laahaa perässä ja tieto ei muutenkaan pysy enää johdon hallussa.

Hyvin toteutettu tietojärjestelmä mahdollistaa yrityksen kasvun esimerkiksi siten, että yritys pysyy koko ajan perillä siitä mitä töitä yritykseltä on tilattu, mitkä tilatut työt on tehty ja mitkä tehdyt työt on laskutettu. Tämä on kasvun kannalta olennainen asia. Paperilapuilla hoidettu työn ja laskutuksen seuranta jää toiminnan kasvaessa jossain vaiheessa auttamatta jälkeen – hyvällä tietojärjestelmä sen sijaan skaalautuu todella pitkälle.

Kasvun esteenä voi toisaalta olla yksinkertaisesti viestinnän hankaloituminen yrityksen henkilöstömäärän kasvaessa. Jos tieto ei kulje työntekijöiden, johdon tai vaikka eri osastojen välillä, käytetään taas paljon aikaa turhaan varmisteluun ja saman viestin välittämiseen henkilöltä toiselle. Tällaiseen ongelmaan on kehitetty useita yrityskäyttöön soveltuvia ryhmäviestintäsovelluksia.

Organisoi myyntiäsi ja muista paremmin

Jokaisen yrityksen ja työntekijän pitää jollain tasolla myydä. Cisco Systemsin toimitusjohtaja John Chambers on sanonut, että ”Meillä on tässä yrityksessä vain yksi prosessi. Se on myyntiprosessi. Jos tästä talosta sattuu löytymään joitain muita prosesseja, ne ovat sitten myynnin tukiprosesseja.”.

Kärjistetysti sanottuna onnistuminen myynnissä perustuu toimenpiteisiin – mitä enemmän toimenpiteitä, sitä enemmän kauppaa. Kun toimenpiteiden määrä kasvaa, myyjälle tuleekin ongelma – missä vaiheessa myyntiprosessia ollaan menossa minkäkin potentiaalisen asiakkaan kanssa? Mistä edellisellä kerralla keskustelimme Yritys X:n toimitusjohtajan kanssa? Olenko lähettänyt heille jo materiaalia?

Tällaisessa tilanteessa myynnin seurantaan tarkoitettu tietojärjestelmä auttaa. Tietojärjestelmä huolehtii muistamisesta – esimerkiksi missä vaiheessa ollaan, mitä toimenpiteitä on tehty ja kenen kanssa on juteltu. Tämä siirtää muistamisen pois myyjän vastuulta ja auttaa keskittymään olennaiseen – oikeisiin myyntitoimenpiteisiin oikeassa vaiheessa.

Löydä olennainen tieto

Tehdäänpä pieni ajatusleikki – kuvitellaan, että sinun pitäisi etsiä nyt yrityksesi tilinumero ja yrityksesi verotuspäätös vuodelta 2010. Kuinka kauan sinulla menisi näiden tietojen etsimiseen?

On tutkittu, että tietotyössä jokainen työntekijä käyttää tiedon etsimiseen keskimäärin jopa yhdeksän tuntia viikkoa kohden. Tietoa tarvitaan, joten tarvittavan tiedon vähentäminen ei ole realistista, vaan tiedon löytämistä on nopeutettava.

Monet yritykset eivät myöskään tiedosta työntekijän päässä olevan tiedon merkitystä ja arvoa – ennen kuin kyseinen työntekijä jää auton alle tai vaihtaa työpaikkaa. Kun tiedot laitetaan mapeista, sähköpostilaatikoista ja ihmisten päistä yhteen järjestelmään, nopeutetaan tiedonhakua ja kriittisen tiedon säilymistä merkittävästi.

Tietojärjestelmien tarkoitus on tehdä elämästä vähän siedettävämpää

Suurin osta tietojärjestelmistä ei pelasta maailmaa – hyvä tietojärjestelmä tekee kuitenkin elämästä vähän siedettävämpää. Tietojärjestelmä on työkalu ja kun työkalut ovat kunnossa heti alusta alkaen, on työnteko huomattavasti helpompaa, tehokkaampaa ja miellyttävämpää.

Kuten muissakin työkaluissa, tietojärjestelmissäkin on eroja. Kaikki eivät sovellu kaikille ja siksipä ennen tietojärjestelmän hankintaa tulisi selvittää, mitä ongelmia tietojärjestelmän tulisi oikeasti ratkaista. Väärään tarkoitukseen valittu tietojärjestelmä ei ole yhtään parempi kuin se, että yrittäisi kiristää ruuvia vasaralla.

Me Controlalla olemmekin hyviä tunnistamaan, olisiko ongelma ratkaistavissa tietojärjestelmällä. Lisäksi osaamme kertoa, millainen tietojärjestelmä vastaisi juuri teidän tarpeitanne. Näin pystytte tekemään mahdollisen hankintapäätöksen faktojen ja todellisen tarpeen pohjalta, ei pelkästään tietojärjestelmän hankkimisen ilosta.

Kerro ongelmasi meille, niin me kerromme, onko se ratkaistavissa tietojärjestelmän avulla.

Näin Virossa tehtiin tietojärjestelmäremontti – sama malli Suomeen?

Viron terveydenhuollon tietojärjestelmäuudistuksen priimusmoottori Madis Tiik vieraili viime viikolla Jyväskylässä kertoi miten Suomessakin suuren kiinnostuksen kohteena ollut projekti vietiin läpi.

Pieni kertaus niille, jotka eivät tunne asiaa. Suomessa keskitettyä ja koko väestön kattavaa potilastietojärjestelmää on kehitetty yli kymmenen vuotta ja kustannukset lähentelevät kahta miljardia euroa. Virossa uudistus tehtiin noin vuodessa, ja kustannukset olivat noin 11 miljoonaa euroa. Miksi Virossa homma toimii, mutta meillä Suomessa ei?

Ylitsepääsemättömiä esteitä?

Seuraavassa muutamia perusteluita, joihin olen törmännyt. Esitettyjä syitä on muitakin, mutta tässä yleisimmät.

  • Verrattuna Suomeen Virossa ei ollut ns. legacy-järjestelmien ongelmaa. Aikaisempia tietojärjestelmiä ei ollut tai niiden kattavuus oli pieni, joten uuden toimintamallin sekä järjestelmän toteutus ”puhtaalta pöydältä” oli yksinkertaista
  • Viron terveydenhuollossa vakuutusyhtiöillä on keskeinen rooli, toisin kuin Suomessa.
  • Vastuu terveydenhuollosta ja siihen liittyvistä järjestelmistä on Suomessa usealla toimijalle (mm. STM, Kela, THL). Virossa järjestelmäuudistuksen vetovastuu oli viime kädessä yhdellä johtajalla.
  • ”Viron mallia” ei voida Suomessa toteuttaa, koska jokainen kunta ja kaupunki tekee päätökset järjestelmien hankinnoista itsenäisesti.
  • Suomessa laajimmalti käytössä olevien potilastietojärjestelmien isot ICT-toimittajat eivät halua muutosta nykytilanteeseen ja siitä syystä aktiivisesti ja passiivisesti hidastavat kehitystä
  • Mm. henkilö- ja potilastietoja koskeva lainsäädäntö Suomessa on sellainen, että vastaanvanlaisen järjestelmän toteutus vaatisi noiden lakien muuttamista tai purkamista.

Viron mallin erikoisuuksia

Pari pointtia ”Viron mallista” eli selvitystä siihen miten eri asiat toteutettiin

  • Sähköinen tunnistautuminen. Jokaiselle kansalaiselle oma ID-kortti, jonka avulla sähköisiin palveluihin tunnistaudutaan.
  • OPT OUT. Virossa kansalaisten tulee ilmaista jos EIVÄT halua tietojaan käytettävän tietojärjestelmissä (OPT-OUT). Suomessa asia on täsmälleen päinvastoin eli jokaisen tulee allekirjoittaa lappu, jolla antavat luvan tietojen käyttämiseen (OPT-IN). Madis Tiikin mukaan noin miljoonasta käyttäjästä reilusti alle tuhat on tehnyt tahdonilmaisun tietojen poistamisesta.
  • Muutetaan lakeja. Madis Tiikin mukaan Virossa muutettiin useita lakeja, ja tullaan jatkossakin muuttamaan. Miksei myös Suomessa voida olemassa olevaa lainsäädäntöä muuttaa tai purkaa?

Miksi tietojärjestelmäuudistus tarvitaan?

Suomen vastaava tietojärjestelmäuudistus tulisi toteuttaa Viron mallia mukaillen. Saavutettavissa olevat hyödyt ovat melkoiset läpi yhteiskunnan, mutta niihin palaan myöhemmin.

Loppukevennys. Virossa 99% julkisista palveluista on sähköisiä. Mikä on tuo 1%, joka vaatii henkilökohtaista läsnäoloa?

Avioliiton solmiminen.

Positiivinen tietojärjestelmäuudistus

Keski-Suomen kirjastot uudistivat syksyllä sähköisiä palveluitaan. Ymmärtääkseni tästä syystä kirjastot Keski-Suomen alueella olivat kiinni noin kuukauden päivät, myös meillä Muuramessa. Ehdin jo tuskailemaan, että mikä on se uudistus, joka pistää minkään yksikön kiinni kuukaudeksi. Osoittautui että hyvä uudistus!

Uusi, modernin näköinen ja helpolla käyttöliittymällä varustettu sähköinen palvelu löytyy nykyseltään osoitteesta www.keskikirjastot.fi. En ala sen kummemmin erittelemään kaikkia loistavia toimintoja, käykää itse kokeilemassa. Sen verran sanon, että henkilökohtainen, sähköinen ”hylly”, johon voin laittaa kirjoja odottamaan lukemista on toiminto, jota olen odottanut jo kauan.

Kerrassaan mainio osoitus siitä, että kehitys kehittyy ja joskus jopa positiiviseen suuntaan. Tällaisia kehittämishankkeita toivoisin näkeväni julkisella sektorilla enemmänkin.

Ja reunahuomautukseksi sanottakoon, että Controla Oy:llä ei ollut mitään tekemistä tämän asian kanssa. Toivon, että olisi ollut. Joka tapauksessa tietojärjestelmätoimittajana sekä lukevana kansalaisena haluan nostaa virtuaalista hattuani ja sanoa ”Kiitos!” kaikille ko. projektiin osallistuneille. Loistavaa duunia!

Ovatko Sinun kuvasi tallessa?

Näin syksyn korvilla on mukava loikoilla sohvalla ja selata kesällä otettuja valokuvia. Räpsyjä tuleekin otettua reilusti enemmän kuin kinofilmiaikoina, koska digikuvista ei tarvitse maksaa kuin vasta siinä vaiheessa, jos haluaa ikuistaa onnistuneita otoksia paperiversioksi. Digikuvia ja -videoita ilmestyy helposti gigatavutolkulla lisää joka vuosi.

Nämä, ja lukemattomat muut tiedostot ovat ykkösinä ja nollina tietokoneesi kovalevyllä (tai nykyään SSD-levyllä tai täppärin flash-muistissa). Tiedostot kannattaa varmuuskopioida siltä varalta että varas, virus, käyttöjärjestelmän vika tai mekaaninen levyn rikkoutuminen aiheuttaa tiedostojen häviämisen. Kallisarvoiset tiedot ja muistot ovat turhan usein ns. ”yhden kortin varassa”.

Suuremmilla yrityksillä tämä asia on usein kunnossa, mutta entä pienyrittäjät ja työntekijöiden omat tietokoneet? Viime vuonna jouduin pelastamaan kolmen tietokoneen sisällöt, jotka eivät olleet missään muualla tallessa. Kahdessa tapauksessa pelastusoperaatio onnistui, mutta kolmannen kohdalla valitettavasti vuosikausien valokuvat, word-asiakirjat ynnä muut olivat mennyttä.

1. Milloin kannattaa kopioida?

Tallenna ajoissa, tallenna usein. Jopa kerran viikossa varmuuskopiointi ei ole liioteltua. Kerran kuukaudessa on ehdoton minimi, jota harvemmin varmuuskopiointia ei missään nimessä suositella. Liian usein varmuuskopiointia ei voi tehdä.

2. Mitä kannattaa kopioida?

Kopioi kaikki henkilökohtaiset tiedostot, ainakin excel-taulukot, tekstinkäsittelytiedostot ja videot sekä valokuvat. Pyri pitämään tärkeät tiedostot suunnilleen yhden hakemiston (kansion) alla sijoitettuna omiin alihakemistoihinsa (alikansioihin), jolloin varmuuskopio onnistuu käsinkin.

3. Minne tiedostot voi varmuuskopioida?

Vaihtoehtoja on monia. On muistitikkuja ja ulkoisia kovalevyjä, jotka liitetään USB-liittimellä tietokoneeseen. Pilvipalveluissa on usein paljon ilmaista tilaa käytettävissä. Joskus kotona on joku vanha pöytä-pc:kin, jonka levyn kulmalta saattaa löytyä tilaa (esim. tablet- ja puhelinkäyttäjille erityisesti).

USB-laitteet ovat käteviä ja tietoja ei joudu lataamaan Internetin ylitse, mikä nopeuttaa varmuuskopiointia. Muista viedä vielä ko. varmuuskopiolaite fyysisesti johonkin toiseen sijaintiin, sillä tulipalo ei säästä ulkoisiakaan laitteita. Huono puoli systeemissä on se, että mikäli varmuusväline ei ole jatkuvasti tietokoneessa kiinni, niin voi olla että varmuuskopiointi unohtuu aika ajoin.

Pilvipalvelut ovat toinen varteenotettava vaihtoehto, mikäli tiedostot eivät sisällä luottamuksellista tietoa. Muista, että pilvipalvelut ovat aina jonkun kolmannen osapuolen hallussa, ja aina ei voi olla varma mitä tiedoillasi tehdään. Mikäli olet epävarma, lue palvelun käyttöehdot huolellisesti. Pilvipalveluiden hyvä puoli on siinä, että esimerkiksi puhelimet synkronoivat tietonsa lähes automaattisesti, eikä varmuuskopioinnista tarvitse huolehtia käsin.

Kaupasta löytyy myös laitteita, joiden mukana tulee varmuuskopio-ohjelmisto, joka ajastaa kopioinnin tapahtumaan säännöllisesti.

Tässä näin lyhyesti varmuuskopioinnin kapea oppimäärä. Tulehan pyörähtämään Controlalla kahvilla, mikäli löytyy kysyttävää!

Kategoriat: ICT

Tietojärjestelmän hankinta on tärkeä askel

Yrityksellä X (nimi muutettu) on krooninen tietojärjestelmätarve. He haluavat tehostaa omaa toimintaansa siten, että töissä asiakkaille tehdyt tunnit muistetaan ja voidaan laskuttaa. Olisi myös hyvä, että tehdyistä tunneista saisi selville, mitä työtä on tehty.

Yrityksen toimitusjohtaja alkaa hakea Internetistä tietoa olemassaolevista järjestelmistä. Google antaa parhaana tuloksena tietojärjestelmän Y, joka nettisivujen perusteella soveltuisi ihan mukavasti yrityksen X toimialalle.

Toimitusjohtaja pyytää tarjouksen tietojärjestelmästä Y sekä tietojärjestelmästä X, jotka löysi netistä. Tietojärjestelmän X myyjän palvelu oli erinomaista, josta syystä toimitusjohtaja päättää tilata hieman kalliimman tietojärjestelmän X, olihan myyjä aivan eri tasolla kuin tietojärjestelmän Y henkilö.

Muutaman päivän kuluttua järjestelmä on asennettu ja koekäyttö voi alkaa. Ennen asennusta jouduttiin ostamaan varmuuden vuoksi neljä uutta tietokonetta, jotta uusi järjestelmä toimisi tehokkaasti.

Käyttöönottopäivänä työnjohtaja tulee kysymään, millä tavalla työntekijöiden tulisi kirjata työnsä, mistä saadaan asiakasrekisteri ja kuka syöttäisi tuoterekisterin uuteen järjestelmään? Kaikki rekisterit kun ovat tyhjiä ja  tietoja ei löydy. Toimitusjohtajalla on tällä viikolla todella kiire, joten tietojen syöttämisen organisointi on jätettävä ensi viikkoon. Toimintaa jatketaan sillä aikaa vanhalla mallilla.

Usein yritysten toimintaa ohjaavan järjestelmän hankinta kulkee juuri tätä polkua. Keksitkö miten tätä hankintaprosessia voisi parantaa? Vihjeenä jokaisessa kappaleessa on ainakin yksi asia!

Controlan Tukholman reissusta

Controla toteutti viime perjantaina 20.1.2012 excursion Tukholmaan, jossa sisäisen strategiatyön ja viime vuonna pitämättä jääneiden pikkujoulujen lisäksi selvitettiin Suomessakin jonkin verran keskustelua herättänyttä ”Ruotsin mallia” hoiva-alalla. Paikallisen kauppakamarin edustajan lisäksi tapasimme yrittäjiä, joilta saimme ensikäden tietoa siitä miten hoiva-palvelut on Ruotsissa tuotettu. Mielenkiintoista oli nimenomaan Ruotsin ja Suomen erojen ymmärtäminen, vaikkakin perustoiminnot ovat samoja naapurimaassa.

Reissusta jäi paljon mietittävää. Hoiva-alan selvitystyön jälkipyykki jatkuu Controlan sisäisesti varmasti vielä hyvän aikaa. Toinen näkökulma excursioon on yhteinen aika. Pienelle yritykselle on tärkeää järjestää ”laatuaikaa” yrityksen koko porukan kesken, joka mahdollistaa muodollisen sekä vapaamman keskustelun työasioista ja niiden vierestä. Tässä suhteessa reissu oli Controlan kannalta erittäin tärkeä.

Suosittelen vastaavanlaisia excursioita varauksetta kaikille yrittäjäkollegoille. Matkailu avartaa aina, vaikka kyseessä olisikin lyhyt työreissu.

Kiitokset Eeva-Liisa Koivumäelle (Jykes) sekä Mari Huupposelle (Finsve).

Controla Tukholmassa

Kuva Controlan Tukholman reissulta 2012

Innovaatioprosessin kokeilua käytännössä

Hoivavisio -hankkeeseen liittyen tapasin viime vuoden puolella Jyväskylän yliopistossa vierailleen tutkijakoulutettavan Jing Tangin (Tokyo Institute of Technology). Jing Tang sovelsi Demo-menetelmää mallintaessaan Controlan toiminnan prosesseja. Kun tutkailimme valmiita kaavioita, Jing Tang kysyi: ”Eikö teillä ole ollenkaan innovaatioprosessia?”. Hyvä kysymys, ja totesin, että ei ainakaan tiedostettua saati sitten dokumentoitua sellaista.

Tämä johti Controlan sisäiseen keskusteluun, jossa määrittelimme karkealla tasolla Controlan innovaatioprosesseja. Yksi näistä innovaatioprosessin haaroista on malli siitä, mitä tehdään ideoille, joita emme itse voi toteuttaa resurssien puutteessa tai siksi, että idean toteuttaminen veisi yritystä suuntaan, johon ei haluta mennä.

Esimerkki tällaisista ideoista on Vika.fi. Www-sivustoon pohjautuvan Vika.fi -palvelun tarkoituksena on tarjota helppo tapa ilmoittaa vioista ja toisaalta tehdä vianmääritystä crowd sourcing -periaatteella oli sitten kyseessä internetyhteys, matkapuhelinverkko, sähkökatkos tms.. Vika.fi -ideaa vietiin käytännössä eteenpäin 2009-2010 Jyväskylän Ammattikorkeakoulun opiskelijoista koostuvan projektiryhmä Corvuksen kanssa. Controlan fokuksen tarkentuessa omaan ohjelmistotuotantoon, hyvä idea on jäänyt valitettavan vähälle huomiolle.

Jyväskylän Protomon Mikko Ahosen ja Marko Niemen kanssa on pitkään jo keskusteltu siitä, miten toimivien yritysten ja Protomolla olevien tiimien ja alkavien yritysten yhteistyötä voisi lisätä. Viime maanantaina toteuttiin kokeilu, jossa esittelin Vika.fi -idean protomolaisille. Ajatuksena oli ja on, että jos joku protomolaisista kiinnostuu Vika.fi -idean eteenpäin viemisestä, niin kyseisen tahon kanssa voitaisiin keskustella siitä miten jatkokehitys käytännössä tehtäisiin.

Tästä päästiin mielenkiintoiseen aiheiseen; minkälaisia yhteistoimintamalleja tällaisessa tapauksessa on? Maanantaina alkanut keskustelu jatkuu yhä.

Kategoriat: ICT

Salasanat vaihtoon 2012!

Uusi vuosi on avattu työelämässä, ja nyt on erittäin hyvä hetki uudistaa myös salasanoja!

Miksi?

Vanhan salasanan vaihtaminen tuoreeseen estää väärinkäytöksiä tehokkaasti. Ehkä käytät salasanaa, jonka rakenne jo pitkään on ollut sama, tai käytät samaa salasanaa useassa verkkopalvelussa. Mitä suuremmassa verkkoyhteisössä (esimerkiksi keskustelufoorumi) käyttäjätunnuksesi on, sitä suurempi mahdollisuus on että joudut jossain vaiheessa tietomurron kohteeksi. Hyvä salasana ei auta silloin, jos itse webbipalvelu on murrettu auki ja salasanat on varastettu itse palvelimelta. Tällöin salasanan vaihto tekee varastetun tiedon käyttökelvottomaksi.

Miten?

Älä käytä samaa salasanaa useissa palveluissa. Luo salasana monipuolisesti, eli ota pohjaksi esimerkiksi joku suomenkielinen sana ja muunna sitä isoilla ja pienillä kirjaimilla sekä erikoismerkeillä. Englanninkieliset sanat salasanan pohjana ovat vaarallisia, koska kielenä se on kaikkialla käytössä, ja hakkerit ovat luoneet valtavia salasanalistoja, jotka pohjautuvat yleisimpiin maapallolla käytettyihin kieliin. Suomenkielinen sana on siis jo itsessään vahva suoja, mutta se yksinään ei riitä.

En minä kuitenkaan muistaisi niin monia salasanoja…

Salasanojen tallentamiseen on useita työkaluja, sekä kännykkään että tietokoneelle. Periaate näissä on kutakuinkin sama: kaikki käyttäjätunnukset kootaan omalle kännykälle tai läppäriin yhden (riittävän vahvan!) salasanan taakse. Kaikki tallennetut salasanat ja tunnukset salakirjoitetaan, ja kryptauksen saa auki ainoastaan syöttämällä oikea pääsalasana. Kannattaa tietenkin muistaa, että pääsalasanaa ei sovi unohtaa… sillä näiden salasanakassakaappien avaaminen on todella vaikeaa.

Tee salasanojen tallennustiedostosta aina varmuuskopio!

Applen tietokoneet ja muut Applen tuotteet: Password safe

PC-koneet, pöytäkoneet, kannettavat, Windows, Linux: KeePass password safe

iPhone: Mobile password safe

Nokian puhelimet: Wallet

Android-puhelimet ja -laitteet: Android-passwordsafe

Tässä muutamia vaihtoehtoja eri laitteille. Lisää löytyy syöttämällä Googleen esimerkiksi hakusanat ”apple password safe”.

Miten Internetiä tulisi käyttää?

Internet on huima paikka, ja siellä on vaikka mitä mielenkiintoista. Ja tietenkin vähemmän mielenkiintoista. Kun käyttäjien määrä on räjähtänyt viime vuosina käsiin, varsinaiset käyttöohjeet ovat aika vähissä. Internet onkin 2000-luvun villi länsi, kaikkine lieveilmiöineen.

Eniten normaalia netin käyttöä ”häiritsevät” ihmiset, jotka eivät ymmärrä häiritsevänsä. Tuttavat, työtoverit ja sukulaiset, jotka täyttävät sosiaalisen median palvelut omalla sisällöllä ja päivitystiedoilla. Apinafiltteri näissä ei toimi automaattisesti, joten lukija parka joutuu tulkkaamaan jokaisen uutisen omalta kohdaltaan; onko tämä nyt sellainen tieto, jonka minä haluan tietää juuri tällä hetkellä? Kukapa ei olisi selannut läpi lukemattomia statuspäivityksiä Facebookissa, tai kahlannut läpi sekundääristen argumenttien viidakkoa oman yrityksen tietovirrassa. Tietoa on ihan hirvittävästi, se vain pitäisi kanavoida oikein!

Sosiaalinen media on kuin sähköposti, tai jos analogiaa halutaan hakea kauempaa, kuin maailman vanhin urheilulaji: ei se väline, vaan se, kuinka sitä käytetään. Muutamalla helpolla niksillä kaikkien elämä muuttuu siedettävämmäksi. Kaikki yleistykset ovat huonoja, niin myös nämä, mutta kirjoitan ne tähän alle silti. Olkoon tämä eräänlainen koodi tai rituaali, joka on käytävä läpi ennenkuin painat OK- tai ENTER-nappia.

1) Lue teksti kertaalleen läpi ennen lähetystä. Kirjoitusvirheiden korjaaminen on aina plussaa. Toisaalta jos kirjoitusvirheitä jää mutta asia on kohdallaan, älä stressaa. Asiasisältö on tärkein.

2) Kysy itseltäsi: kuka tästä tiedosta hyötyy? Jos vastaus on vain sinä itse, siirry kohtaan kolme.

3) Kysy itseltäsi: kenen on tarpeellista nähdä tämä tieto? Jos vastaus on jälleen sinä itse, on jo korkea aika harkita koko viestin poistamista.

4) Onko joku ottanut jo samalla tavoin kantaa samaan asiaan? Jos ensilumi on satanut, kannattaako siitä kirjoittaa oma postaus, vai kannattaisiko vain ”tykätä” parhaan ystävän/sukulaisen/kollegan vastaavasta viestistä, ja lähteä jo pyörimään sinne hankeen?

5) Lähetänkö viestin oikeaan paikkaan? Jos viesti/status/mielipide koskee työelämää, enhän lähetä tietoa kaikille ystävilleni. Ja päinvastoin; jos olen ajatellut aloittaa uuden dieetin, enhän häiritse sillä tiedolla sähköisiä työkavereitani?

Internet ja sosiaalinen media ovat todella hyviä työkaluja. On vain meistä kiinni, kuinka välinettä heilutamme.

Kategoriat: ICT

Hajatelma Hoivavisiosta

Controla on mukana Hoivavisio-hankkeessa osatoteuttajana. Konkreettiset toimenpiteet ovat alkaneet syksyn tullessa kunnon ryminällä. Tutkija Toni Ruohosen kanssa kierrettiin tekemässä ensimmäinen tiedonkeruuvaihe haastattelemalla hankeen toimijoita. Asiasta tarkemmin Hoivavision sivuilla julkaistussa artikkelissa.

Hyvinvointialalla on paljon jo toimivia käytäntöjä ja huippuosaamista. Selkein kehityskohde on erilaiset toimintaa tukevat tietojärjestelmät. Muilla toimialoilla tietojärjestelmien tuotekehitys on jatkanut ainakin näennäisen määrätietoista parannusta, mutta hoiva-ala on jäänyt unholaan. Me tietojärjestelmätoimittajat olemme tässä suhteessa epäonnistuneet, tai meillä on runsaasti parantamisen varaa. Viimeistään nyt on lähdettävä rohkeasti kentälle kuuntelemaan asiakasta.

Haasteet hoiva-alalla yleisesti sekä tietojärjestelmien suhteen ovat ”pientä ihmistä suurempia”, niin kuin usein kuulee sanottavan. Täytyy kuitenkin muistaa myös seuraava viisaus: ”Jos se olisi helppoa, niin kaikki sitä tekisivät”.