Tietojärjestelmän hankinta on tärkeä askel

Yrityksellä X (nimi muutettu) on krooninen tietojärjestelmätarve. He haluavat tehostaa omaa toimintaansa siten, että töissä asiakkaille tehdyt tunnit muistetaan ja voidaan laskuttaa. Olisi myös hyvä, että tehdyistä tunneista saisi selville, mitä työtä on tehty.

Yrityksen toimitusjohtaja alkaa hakea Internetistä tietoa olemassaolevista järjestelmistä. Google antaa parhaana tuloksena tietojärjestelmän Y, joka nettisivujen perusteella soveltuisi ihan mukavasti yrityksen X toimialalle.

Toimitusjohtaja pyytää tarjouksen tietojärjestelmästä Y sekä tietojärjestelmästä X, jotka löysi netistä. Tietojärjestelmän X myyjän palvelu oli erinomaista, josta syystä toimitusjohtaja päättää tilata hieman kalliimman tietojärjestelmän X, olihan myyjä aivan eri tasolla kuin tietojärjestelmän Y henkilö.

Muutaman päivän kuluttua järjestelmä on asennettu ja koekäyttö voi alkaa. Ennen asennusta jouduttiin ostamaan varmuuden vuoksi neljä uutta tietokonetta, jotta uusi järjestelmä toimisi tehokkaasti.

Käyttöönottopäivänä työnjohtaja tulee kysymään, millä tavalla työntekijöiden tulisi kirjata työnsä, mistä saadaan asiakasrekisteri ja kuka syöttäisi tuoterekisterin uuteen järjestelmään? Kaikki rekisterit kun ovat tyhjiä ja  tietoja ei löydy. Toimitusjohtajalla on tällä viikolla todella kiire, joten tietojen syöttämisen organisointi on jätettävä ensi viikkoon. Toimintaa jatketaan sillä aikaa vanhalla mallilla.

Usein yritysten toimintaa ohjaavan järjestelmän hankinta kulkee juuri tätä polkua. Keksitkö miten tätä hankintaprosessia voisi parantaa? Vihjeenä jokaisessa kappaleessa on ainakin yksi asia!

Työn organisointi ja jalkapallo

Controla osallistui vuoden 2010 aikana Jyväskylän Seudun Kehittämisyhtiö Jykes OY:n hallinnoimaan Älykkäät yritys- ja liikuntaympäristöt -hankeeseen. Hankkeen aikana Controla synnytti toimintamallin jalkapalloerotuomaritehtävien hallintaan sekä toteutti sen pohjalta palvelut Asettelija.fi ja Ottelut.fi. Hankkeen välituloksia esiteltiin Jyväskylän Paviljongissa järjestetyn kansainvälisen urheilukonferenssin vieraille kesäkuussa 2010 nimellä Refereezer.com.

Asettelija.fi on palvelu, jolla hallinnoidaan jalkapallopelejä ja niihin tarvittavia erotuomareita. Problematiikka on seuraavanlainen; jalkapalloa pelataan Suomessa runsaasti. Veikkausliigan lisäksi on runsaasti eri sarjoja, joita pelataan, ja joiden hallinnasta vastaavat Suomen Palloliiton alueelliset piirit. Peleihin tarvitaan erotuomareita 1-4 pelistä riippuen. Lisäksi erotuomareilla on luokitus, joka määrää sen millä tasolla kyseinen tuomari saa viheltää pelejä.

Pelattavien sarjojen (eli ketkä joukkueet pelaavat, ja missä järjesteyksessä) ajankohtien ja pelikenttien lisäksi paikalle siis tarvitaan tuomari tai tuomarit, ja vieläpä tietyn luokituksen mukaisesti. Miten tätä kaikkea hallitaan?

Asettelija.fi -palvelun avulla erotuomariasettelusta vastaava asettelee peleille erotuomarit luokitusten mukaan. Erotuomarit pääsevät samaisen palvelun kautta katsomaan omat pelinsä, sekä tekemään tarvittaessa erotuomaritehtävien vaihtoja keskenään. Erotuomariasettelun lisäksi palvelu tuo uuden tavan viestiä ja tiedottaa erotuomaritehtäviin liittyvistä asioista.

Palveluun koostettavia tietoja voi hyödyntää muullakin tavalla. Esimerkiksi joukkueidenjohtajat ja muut sidosryhmät saavat järjestelmän kautta tietoja omista peleistään. Samaisista tiedoista on kiinnostunut vielä yksi iso ryhmä; pelaajien ”kotijoukot” sekä fanit- ja penkkiurheilijat. Asettelija.fi -palvelun tietoja voi selata Ottelut.fi -palvelun kautta. Sieltä näkee mitä pelejä tietyllä alueella pelataan tiettynä ajanjaksona.

Controla on testannut Asettelija.fi ja Ottelut.fi palveluita käytännössä Keski-Suomen alueella yhteistyössä Suomen Palloliiton Keski-Suomen Piiri ry:n kanssa, ja tulokset ovat rohkaisevia. Toimintaa ja kehitystyötä jatketaan vuoden 2011 aikana.

Työn organisointi

Läpi koko Controlan historian, olemme perehtyneet toteuttavan työn organisointiin asiakasyrityksissämme. Ohjelmistotalona lähtökohtamme ovat olleet tekniset tai teknologiset, mutta olemme huomanneet törmäävämme käsitteisiin ja toimintamalleihin, joiden selvittäminen ja ”ääneen sanominen” on noussut toteutettavien tietojärjestelmien rinnalle – ja jopa ohi. Tämä ensimmäinen artikkeli kertoo toteuttavan työn organisoinnista ja sen perusperiaatteista, joihin kaiken tietämyksemme olemme keränneet kentältä omien, yhteistyökumppaniemme ja asiakasyritystemme kokemusten kautta.

Toteuttavan työn organisointi

Työn organisointi tähtää siihen, että tehtävät työt toteutetaan nopeammin, tehokkaammin tai varmemmin. Muitakin määritteitä varmasti löytyy, kunhan työn organisoinnilla saavutetaan hyötyjä. Työn organisoinnista pystytään löytämään lainalaisuuksia toimialariippumattomasti. On myös ymmärrettävä, että toteuttavan työn organisointi eroaa esimerkiksi luovan työn organisoinnista.

Toteuttavalla työllä tarkoitetaan esimerkiksi ojankaivuuta, lumenluomista, halonhakkuuta, lampun vaihtamista, huoneiston siivoamista tai muuta sellaista toimenpidettä, joka on selkeästi määriteltävissä. Toteuttavalle työlle on ominaista, että sillä on tarkka sisältö sekä alkamis- ja loppumisaika.

Toteuttavan työn organisoinnin tärkeimmät vaiheet ovat työn tunnistaminen,  työn suunnittelu, työn jakaminen, työn tekeminen, työn kirjaaminen, työn toteutuksen  seuranta. Työn tunnistaminen tarkoittaa sitä, että pihatiellä on lunta ja se pitää lapioida. Työn suunnittelu tarkoittaa sitä, että määritetään työlle toteuttamisajankohta ja mahdollisesti myös kesto. Esimerkin mukaisesti voidaan suunnitella niin, että lumet täytyy lapioida tänään, ja työn toteuttamiseen menee noin tunti. Työn jakaminen on työn toteuttajan valintaa eli ”lapioin nuo lumet itse” tai ”soitan talonmiehelle, että luo lumet”. Työn kirjaaminen tarkoittaa sitä, että talonmies laittaa lumenluonnin työn toteutuksen tunnit ylös (alkamis- ja loppumisaika) sekä muut huomiot (esim. Liisan pihatieltä löytyi villalapanen). Työn seuraaminen tarkoittaa sitä, että talonmies pistää tuntitiedot laskutusta- ja palkanlaskentaa varten asianomaisille sekä soittaa Liisalle, että ”puuttuuko sinulta villalapanen”. Yksinkertainen esimerkki, josta me kaikki voimme olla samaa mieltä, eikö totta?

Toteuttavan työn organisoinnin vaiheet auttavat oman toiminnan ohjaamisessa eli tilanteessa missä ”minä itse määritän mitä töitä teen”. Vaiheiden tunnistaminen ja hyödyntäminen työn organisoinnissa alkaa tuottamaan raha- ja aikasäästöinä mitattavia hyötyjä silloin, kun töitä sekä työn tekijöitä on monta. Sanoisin, että raja-arvo on noin seitsemän työntekijää työpäivän pituuden ollessa kahdeksan tuntia. Raja-arvoon asti töiden organisointi hoituu ”pään sisällä” tai paperilapuilla, mutta volyymin kasvaessa tiedon hallintaan, viestintää, kirjaamiseen tai raportointiin on hyvä ottaa avuksi tietokoneita, tietokantoja ja tietojärjestelmiä. Informaatioteknologialla voidaan hallita suurempia tietokokonaisuuksia sekä automatisoida tai helpottaa toistuvia työn organisoinnin vaiheita. Erityisen huomioitavaa on se, ettei informaatioteknologia poista työn tekemistä minnekään, vaan se helpottaa työn organisoinnin eri vaiheiden toteuttamista.