Liikkuvan Työn Ohjausjärjestelmä TARMO:n aktiivinen kehittäminen alkoi vuonna 2007 yhteistyössä Kotisairaanhoito- ja Kotihoito Harmonia Oy:n kanssa. Harmonian henkilöstöjohtaja Mirja Kalliovalkaman mukaan yrityksen kasvaessa laskutus- ja palkanlaskentatiedon kerääminen alkoi muodostua ongelmalliseksi. Asiakaskäynneistä pidettiin kirjaa kalenterissa. Lisäksi käytössä oli työvuorolista sekä käyntilista, johon kerättin tietyn työtekijän päiväohjelma.

"Työntekijän kuului merkitä jokainen tekemänsä asiakaskäynti ns. laskutuslistaan. Päivämäärä ja kellonaika milloin asiakaskäynti oli tehty ja kauan se kesti. Laskutuslistoista sitten laskuttaja keräsi tiedot ja muodosti niistä laskun. Lisäksi työntekijät pitivät tuntilistaa omista työtunneistaan, jotka saatiin raportiksi palkanmaksua varten.", Kalliovalkama muistelee.

Yrityksen toimiessa useassa kunnassa, ja työntekijöiden toimiessa pääasiallisesti kentällä työtehtäviin liittyvän tiedon jakaminen ja kerääminen oli haasteellista. "Tästä syystä tekstiviestien/puheluiden määrä oli suuri.", Mirja Kalliovalkama toteaa. Tämän lisäksi jälkikäteen kerätyissä tiedoissa oli usein virheitä ja puutteita, jotka puolestaan aiheuttivat ongelmia laskutuksessa ja palkanlaskennassa.

"Nämä ongelmat vain kertaantuivat työntekijämäärän kasvaessa. Työnohjaajan työaika meni enenemässä määrin asiakaskäyntien hallintaan. Tämä listojen käyttäminen alkoi olla yrityksessämme jo kasvun esteenä."

Kehitystyö saatiin päätökseen ja henkilöstömääränsä kaksinkertaistanut Harmonia otti järjestelmän virallisesti käyttöön marraskuussa 2008. Järjestelmän helppokäyttöisyys nopeutti käyttöönottoa. "Kaikkien on helppo oppia käyttämään, eikä kulu aikaa liian monimutkaisen ohjelman opetteluun. Käytön opettamiseen kuluu aikaa n. 5min/käyttäjä."

Tarmon käyttöönoton myötä laskutusmateriaalin kerääminen on loppunut käytännössä kokonaan. "Järjestelmästä valitaan asiakas ja haluttava ajanjakso, saadaan raportti tehdyistä työtunneista ko asiakkaan luona. Tästä tiedosta muodostetaan lasku. Raportit ovat valmiina reaaliaikaisesti, eikä tarvitse odotella."

Työntekijöiden työtuntitietoja sekä tiedot työtehtävien etenemisestä päivittyvät järjestelmää reaaliaikaisesti. Lisäksi Tarmon avulla voidaan tarkastella työn tehokkuutta. Tarmo on vaikuttanut positiivisesti myös asiakaspalveluun. "Asiakas haluaa usein tietää kesken laskutuskauden kuinka paljon palvelua on jo käyttänyt ko. kuukauden aikana. Järjestelmästä saa valita minkä ajankohdan vain ja asiakas saa tarvitsemansa tiedon milloin vain."

Tarmon hyödyt pähkinänkuoressa?

"Laskutus yrityksessämme on nopeutunut erittäin paljon. Työnohjauksen ja laskutuksen osalta työaika on vähentynyt huomattavasti. Laskutus ja asiakashallinta on luotettavampaa. Yritystoiminta on kannattavampaa. Kannattavuuden parantamiseen on vaikuttanut paljon myös työpäivän tehokkuuden seuraaminen.", Mirja Kalliovalkama vastaa.

www.kotiharmonia.fi

Haluatko tietää lisää Tarmosta?

Lisätietoja Tarmosta löytyy täältä.