Aloitin kotihoitoyrittämisen 13 vuotta sitten, alkuun itsekseni – toiminnan kasvaessa isoimmillaan 40 henkilöä työllistäväksi yritykseksi. Alkuun yksin toimiessa työvälineeksi hallintoon riitti kalenteri ja puhelin. Asiakaskansiot olivat asiakkaiden kotona. En mielellään kantanut asiakastietoja mukanani tietoturvallisuuden vuoksi. Toiminnan kasvaessa muuttuvia tekijöitä oli niin paljon, että huomasin kalenterin olevan täynnä paperilappusia, mukana useita muistivihkoja ja puhelin täynnä tekstiviestejä ja muistutuksia. Melkoinen hässäkkä alkoi siitä ja aloimme pohtia henkilökunnan kanssa erilaisia listoja, joilla voisimme järkevöittää tietojen käsittelyä. Yksi kansio oli kalenterille, josta näki kuka menee kenenkin luokse. Toinen kansio laskutustiedoille, kolmas kansio tuntilistoille. Näiden lisäksi toimistolla sekä asiakkaiden luona oli viestivihko. Ja asiakastietokansiot tietenkin. Ja listat asiakkaiden avaimille. Ja turvapuhelinasiakkaille ja niin edelleen. Tämä toimi periaatteessa hienosti enkä edes ymmärtänyt kuinka paljon toiminnastamme kului aikaa oheistoimintoihin, joka oli kaikki pois tuottavasta työstä. Kuinka paljon aikaa kului ja kilometrejä kertyi ajaessa toimistolle ja takaisin tarkistamaan unohtuneita asioita? Kuinka paljon aikaa tuhraantui kirjaamisten tekemiseen useaan eri listaan ja kansioon ja siihen, että nuo kaikki kirjaukset piti tehdä paikan päällä yrityksen toimipisteessä? Laskutus oli oma lukunsa. Asiakkaiden luona vietetyt tunnit ja minuutit siirtyivät työntekijöiden vihkoista laskutuslistaan lähes poikkeuksetta viiveellä. Laskutukset viivästyivät, enkä koskaan voinut olla varma jäikö jotain laskuttamatta. Oliko kaikki merkitty? Oli todella työlästä verrata laskutettua aikaa työntekijöiden tekemiin tunteihin ja koostaa laskut asiakkaille eri listoista tietoja keräämällä. Joillakin asiakkailla saattoi olla kolmeakin eri laskutustapaa ja -osoitetta saman kuukauden aikana. Työntekijöiden tuntilistoista laskin aina käsin mm. tunnit, vuorotyölisät, vapaat, sairaslomat, arkipyhät. Kuun vaihteessa piisasi useita tuskallisia työtunteja. Laskutusviivästymän vuoksi jännitystä aiheutti se, että riittävätkö rahat varmasti palkkapäivänä palkkojen maksuun. Ja koska hoitoalalla raportointeja aina tarvitaan monellekin eri taholle, taisi niihinkin muutama tunti kuukaudessa vierähtää. Minun sijaistaminen oli hyvin hankalaa ja kallista, kun minun tai sijaisen piti aina olla toimistolla fyysisesti läsnä. Ei sitä tietomäärää voinut kuljettaa kotiin ja siksi ei ollut mitään mahdollisuutta tarkistaa asioita kotoa käsin saati ohjeistaa työntekijöitä tiedon puutteen vuoksi. Nyt kun muistelen niin eipä tainnut montaa sairaslomapäivääkään minulla olla. Mielessä kävi, että joku on varmasti keksinyt tähän paperilista-kalenteri-lappu -hässäkkään ratkaisun. Me emme keksineet sitä ennen kuin toimistollamme tuli käymään insinööri. Voitte vain kuvitella hänen reaktionsa meidän toimintamalleihin ja siitä alkoi meidän yrityksen henkilökunnan (minut mukaan lukien) pitkä ja varmasti harmaita hiuksia aiheuttava aivopesu. Neljän toimintavuoden jälkeen meillä oli uusi toimintamalli käytössä. Kaikkia yrityksen ongelmia tämä tietenkään ei ratkaissut sillä hoitotyössä ihmisten tekemä työ on aina avainasemassa. Uusi malli toi kuitenkin minulle mahdollisuuden olla sairaslomapäivillä, hoitaa ohjeistukset ja tarkistukset kotoa käsin sekä lyhensi laskutus- ja palkanlaskennan sekä muun raportoinnin työaikaa useista tunneista aikaan, jonka muutaman napin painamiseen menee. Henkilökunnan tuplakirjaukset päättyivät, työaika ja laskutustiedot saatiin samalla kirjauksella sekä viestivihkojen mukana kantaminen autossa päättyi, mikä sinänsä oli aikaisemmin melkoinen tietoturvariski. Liikevaihto kasvoi, ilman asiakasmäärän nousua eikä laskutusviivästymän takia enää tarvinnut murehtia palkkarahojen vähyyttä. Matka-ajat sekä kilometrikorvaukset pienenivät kun enää ei tarvinnut ajaa toimistolle niin usein. Henkilökunnalle jäi paljon aikaa enemmän olla tuottavassa työssä asiakkaiden luona, jolloin myös kannattavuuden paraneminen oli mahdollista. En usko saavani mistään koulusta parempaa oppia kuin tuo 10 vuoden henkilökohtainen oppi ja kehitys yrittäjänä, työnantajana sekä toimintamallien kehittäjänä. Onnistumiset sekä virheet ovat olleet parhaat opettajat. Kaikesta on loppujen lopuksi selvitty. Olen ottamassa ensiaskeleita Controlan hoiva-alan asiantuntijana ja tehtäväni on jakaa osaamistani kotiin vietävien palvelujen parissa toimijoille. Autan hoiva-alan yrityksiä muutoksessa, jonka avulla yrityksen ottaa käyttöönsä järjestelmän sekä erilaisia toimintatapoja, joiden avulla toiminta helpottuu, nopeutuu ja yrittäjä saa levollisemmat yöunet. En varmasti osaa ratkaista kaikkia yrityksen ongelmia, mutta kokemukseni kautta osaan opastaa hoiva-alan yrittäjää pohtimaan yritystoimintaansa useasta eri näkökulmasta. Työni kautta pääsen jakamaan sen, minkä itse olen oppinut kantapään kautta. Mirja Kalliovalkama, Sairaanhoitaja IT- maailmassa
Comments are closed.
|